Los viajes de negocios son una excelente manera de buscar nuevos objetivos y oportunidades para las empresas.

Son viajes que tienen un enfoque laboral y, a diferencia de los viajes para el ocio o el entretenimiento, éstos cuentan con objetivos muy específicos a seguir, que pueden ser visitas o reuniones con proveedores y clientes en lugares idóneos para ambas empresas. También para el desarrollo profesional de los empleados, a través de la asistencia a congresos y seminarios, o la comercialización de un nuevo producto.

A continuación se mencionan algunos consejos a tener en cuenta para realizar un viaje de negocios.

Tips para un viaje de negocios exitoso

Uno de los factores más importantes a tener en cuenta para la realización de un viaje de negocios es la organización detallada. Desde el primer momento en que se piensa en realizar un viaje de negocios es necesario organizar todos los detalles que este implica.

El primer paso será trazar los objetivos del viaje. Ya sea que se trate de una reunión más privada con ejecutivos de la empresa o de formación para los empleados, será necesario definir el enfoque que tendrá el viaje y medir el impacto que pueda tener en la empresa, ya sea positivo o negativo.

Asimismo, deberá hacerse un presupuesto detallado para saber si es idóneo realizar tal inversión.

Dentro de esta planificación, deben tenerse en cuenta las distintas ventajas que puede proveer un viaje de negocios, como la formación de nuevas alianzas estratégicas que puedan potenciar y expandir el negocio, así como la oportunidad de hacer comparaciones con otras empresas para ganar aprendizaje, corregir u optimizar los procesos que puedan presentar fallos.

Con esto en mente, se detallan algunos consejos prácticos:

Conseguir financiación

En caso de que sea necesario realizar un viaje de negocios, pero la empresa no cuente con el capital necesario, una muy buena opción son los préstamos para viajes y vacaciones. Más que un préstamo, se convierten en una inversión al considerar las ventajas que puede traer un viaje de negocios, y aparte son muy fáciles de obtener en línea.

Revisar la documentación

Es necesario asegurarse de que la documentación de las personas que realizarán el viaje esté vigente y sin ningún detalle por concretar. Aparte, todo el equipo deberá llevar credenciales de la empresa y documentos que especifiquen el motivo del viaje. Esto puede ayudar a resolver posibles inconvenientes en lugares de reserva como hoteles, salones, etcétera.

Buscar opciones de llegada

Esto, por supuesto, dependerá del lugar de salida y el lugar de destino, sin embargo, es bueno evaluar otras opciones de transporte distintas a los habituales aviones. Una buena opción son los viajes en tren, porque aparte de ser mucho más económicos, los billetes pueden obtenerse en sitios web como trenes.com de forma fácil y rápida. Con tan sólo unos pocos clics pueden buscarse las opciones más convenientes, observar los precios y hacer la reserva de los billetes según las necesidades. 

Los trenes son flexibles en cuanto a la hora de salida y de llegada. Si sucede algún inconveniente y se pierde el tren de cierta hora, en algunos minutos puede tomarse otro sin problemas.

Garantizar la comodidad durante el viaje

Hoy en día Internet ofrece un sinfín de posibilidades para facilitar el trabajo. Por ejemplo, si se debe realizar un viaje a México, con respecto al transporte para desplazarse existen sitios web como rastreator.mx, tu comparador de renta de autos en México que permiten alquilar un vehículo y ofrecen transporte de una manera cómoda y sencilla.

Y es que sobre aspecto, aunque podría parecer que no es muy importante, no debe perderse de vista. El nivel de comodidad de los empleados o los ejecutivos influirá en el desempeño de las actividades durante el viaje. Esto no sólo abarca las actividades de recreo o corporativas que tengan, sino también aspectos como alojamiento, alimentación y transporte, que deben estar cubiertos.

Crear un cronograma de actividades

Es importante definir qué actividades se harán y en qué tiempo, para aprovechar el viaje de la mejor forma, por eso debe realizarse un cronograma y seguirlo de la mejor manera posible. Deben tenerse en cuenta las reuniones, los descansos, el tiempo de ocio, etcétera. Esto permitirá hacer un buen uso del tiempo y que no se escapen detalles, así como ganar tiempo adicional para resolver posibles inconvenientes.

Este cronograma deberá ser entregado a todos los que asistirán al viaje.